วันพฤหัสบดีที่ 3 มีนาคม พ.ศ. 2554

ตัวอย่างหนังสือขอทุนที่ผิดพลาด และอาจถูกตัดสิทธิ์

มีหนังสือขอความอนุเคราะห์ทุนทำค่ายอาสาพัฒนามาจากค่ายหนึ่ง ขอสงวนไว้ว่าเป็นค่ายไหน สถาบันไหนก็แล้วกัน ( แม้จะพลั้งบอกไปในเฟซบุ๊กแล้วก็ตามที )

โครงการค่ายอาสาที่ส่งมานั้นดูใช้ได้ทีเดียว แต่ติดที่ว่าทำไมนิสิตนักศึกษา ชาวค่ายไม่ขอทุนมาเอง ทำไมต้องให้รองคณบดีฝ่ายกิจการนิสิตเป็นผู้ขอมา แถมยังทำหนังสือมาแบบครึ่งๆ กลางๆ อีกต่างหาก


อย่างที่พิมพ์ไว้เป็นสีแดงๆ ครับว่าไม่เข้าตาตรงไหน และจะขออธิบายขยายความอีกนิดว่า

  1. หนังสือไม่มีเลขออก แสดงว่าไม่ใช่หนังสือราชการ ไม่จำเป็นต้องจัดรูปแบบ ย่อหน้า เรื่อง เรียน เหมือนหนังสือราชการ ถ้าจะทำให้เป็นหนังสือราชการ ควรมีเลขออกด้วย อย่างน้อยก็ "ที่ พิเศษ / ๒๕๕๔" ก็ยังพอรับได้
  2. หัวกระดาษ ที่อยู่ เนื้อความ ต่างแสดงชัดเจนว่าเป็นหนังสือจากสโมสรนิสิต รองคณบดีมีสิทธิ์ออกหนังสือในนามสโมสรนิสิตหรือไม่ ไม่แน่ใจในระเบียบงานสารบรรณของสโมสรนิสิตเอง แต่โดยปกติแล้วที่เคยทำหนังสือสโมฯ จะออกโดยนายกสโมฯ และมีการรับรองโดยรองกิจฯ อีกครั้งหนึ่ง ไม่ใช่รองกิจฯ ออกเอง  และในกรณีเป็นงานโครงการอย่างเช่นโครงการค่ายอาสาที่มีประธานค่ายเป็นผู้รับผิดชอบก็อาจจะให้ประธานค่ายเป็นผู้ออกหนังสือก็ได้
  3. ตามระเบียบของการขอทุนค่ายจากสายลมแห่งอาสา ( ดูได้ที่ http://fund4volunteer.blogspot.com/2009/10/blog-post_91.html )ระบุไว้ชัดเจนมากในรายการเอกสารข้อ ๑๐ ว่า " หนังสือขอรับทุนลงนามโดยประธานค่าย และรับรองโดยอาจารย์ที่ปรึกษา "  และระบุไว้ในหมายเหตุ ข้อที่ ๓ ว่า " ไม่รับพิจารณาโครงการที่ตั้งขึ้น และดำเนินการโดยครู อาจารย์ เจ้าหน้าที่สถาบัน เราต้องการโครงการโดยนักเรียน นิสิต นักศึกษาเท่านั้น " ดังนั้นการให้รองคณบดีเป็นผู้ลงนามจึงผิดเงื่อนไข
ความผิดพลาดในกระดาษแผ่นเดียว อาจทำให้โครงการนี้ไม่ได้ทุนสนับสนุนได้ ทั้งนี้ข้อสังเกตที่แสดงข้างต้น ข้อ ๑ กับ ๒ ยังพอจะมองๆ ข้ามได้บ้าง แต่ข้อ ๓ นี่เรียกว่าร้ายแรง เพราะเราต้องการให้นิสิต นักศึกษา ได้หัดทำงานให้ถูกต้อง สิ่งเหล่านี้มีระเบียบบอกไว้อย่างชัดเจนแล้วตั้งแต่ต้น ถ้าจะบอกว่าไม่รู้ หรือคิดว่าให้รองคณบดีลงนามมาแล้วจะดูน่าเชื่อถือ ก็ผิดแล้วครับ

ค่ายที่ถูกนำมาเป็นตัวอย่างไม่ต้องเสียใจ ยังมีเวลาแม้จะไม่กี่วัน ส่งเอกสารที่ถูกต้องมาด่วนที่สุด แล้วให้ทุนไปทำค่ายตามสมควรครับ

บุญรักษา

บทความที่ได้รับความนิยม

กลับขึ้นบนสุด